Foto: Divulgação/PMCI
A Prefeitura de Cachoeiro de Itapemirim vai converter todos os seus processos administrativos para o formato digital. A mudança será feita de forma gradual, a partir da implantação do sistema de gestão eletrônica das informações administrativas, que começa na próxima semana.
A conversão vai gerar economia para a administração municipal, ao eliminar custos com papel, impressão, transporte e armazenamento, além de reduzir o tempo de tramitação dos processos, resultando em maior eficiência administrativa e melhoria no atendimento ao cidadão.
“Os processos já nascerão no formato digital. A título de exemplo, um processo que hoje leva 15 dias para ser concluído será feito em dois dias, no máximo. E o processo digital custa a metade do processo físico tradicional”, explica o secretário municipal de Administração, Cláudio Mello.
O sistema possibilitará que os contribuintes abram processos na Prefeitura pela internet, a qualquer hora, bem como encaminhem documentos e acompanhem cada fase da tramitação, sem necessidade de ida às repartições.
Da mesma forma, servidores municipais poderão tramitar os processos remotamente, dando celeridade aos procedimentos internos, mesmo em situações de suspensão das atividades administrativas presenciais, como as ocorridas em virtude da pandemia de covid-19.
“Estaremos ainda mais preparados para esse tipo de evento, garantindo o andamento normal dos processos e mantendo o acesso da população aos serviços. É uma ferramenta que amplia e melhora a produtividade do serviço público”, afirma o secretário.
O gerenciamento eletrônico ainda trará ganhos em segurança, controle e transparência das atividades processuais e em sustentabilidade, com a extinção do uso do papel; facilidade na busca e localização de informações e documentos; e redução de custos com armazenamento da massa documental que é gerada pelo processo tradicional.
Organização e preservação do acervo documental
A organização e digitalização do acervo documental, acumulado da Prefeitura de Cachoeiro, também integra o projeto de gerenciamento eletrônico das informações administrativas.
Milhares de páginas que ocupam grandes áreas em arquivos de diferentes setores municipais serão virtualizadas e tudo será reunido e armazenado em único espaço (guarda externa), por uma empresa especializada, que vai garantir as condições adequadas para preservação dos documentos.
“A digitalização vai tornar muito mais fácil o acesso aos documentos e a suas informações, o que contribui para a transparência pública e a aplicação da Lei de Acesso à Informação. Com a guarda física externa, daremos um grande salto de qualidade na capacidade de preservar os documentos públicos, que é um dever do poder público, previsto em lei”, ressalta Cláudio Mello.
Modernização administrativa
A implantação do gerenciamento eletrônico das informações administrativas será operada por uma empresa contratada, sob a coordenação da Secretaria Municipal de Administração. O contrato, que será assinado na próxima semana, tem prazo de 24 meses.
Do investimento total previsto, na ordem de R$ 5 milhões, serão utilizados cerca de R$ 2,3 milhões nos próximos 12 meses, com a aquisição do software, implantação de sistemas e digitalização dos processos atuais e fluxos processuais iniciais.
O investimento será feito com recurso de operação de crédito, que tem de ser aplicado, obrigatoriamente, na execução de projetos de modernização administrativa e tributária que busquem a qualificação das despesas, o incremento das receitas municipais e a melhoria da eficiência e da qualidade dos serviços públicos.
“É um investimento que, além dos inúmeros benefícios que possibilitará, se pagará com a economia que o sistema trará aos cofres públicos, ao longo dos próximos anos. Em quatro anos, a redução de despesas com processos administrativos será superior a R$ 2,2 milhões”, frisa Mello.
“A implantação do processo digital promoverá uma verdadeira revolução administrativa, que é fundamental no planejamento de Cidade Inteligente que traçamos para Cachoeiro. Estamos avançando, cada vez mais, em tecnologia e inovação, para viabilizarmos uma máquina pública moderna e eficiente, preparada para os desafios do presente e do futuro e capaz de dar respostas rápidas à população”, afirma o prefeito Victor Coelho.