Foto: Fotomontagem/MKT-PMCI
A Prefeitura de Cachoeiro de Itapemirim planeja iniciar, no segundo semestre deste ano, a implantação do gerenciamento eletrônico de informações administrativas. Um dos objetivos é tornar 100% digitais os processos administrativos, eliminando os processos físicos tradicionais, que geram despesa anual superior a R$ 1,2 milhão.
Além de economia, com a extinção do uso do papel e de custos com impressão, transporte e armazenamento, a administração municipal busca maior eficiência, a partir da redução do tempo de tramitação dos processos, e a melhoria do atendimento ao cidadão.
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Com o sistema a ser implantado, os contribuintes poderão abrir processos na Prefeitura, usando a internet, a qualquer hora, bem como encaminhar documentos necessários e acompanhar cada fase da tramitação, sem precisar ir às repartições.
Da mesma forma, servidores municipais habilitados poderão tramitar os processos remotamente, dando celeridade aos procedimentos internos. “Em situações de suspensão das atividades administrativas, como a que vivemos, recentemente, com a pandemia de covid-19, o andamento dos processos não seria afetado”, exemplifica o secretário municipal de Administração, Claudio Mello.
“Também teremos ganhos em segurança, controle e transparência das atividades processuais, em sustentabilidade, com o fim do uso do papel; facilidade na busca e localização de informações e documentos; além de aumento da produtividade dos nossos colaboradores e, consequentemente, melhoria dos serviços prestados à população”, enumera o secretário.
Ele ainda destaca que, anualmente, são gerados cerca de 50 mil processos na Prefeitura. “Isso repercute na produção de uma enorme massa documental e na necessidade de permanente ampliação dos espaços para armazenamento desses arquivos, acarretando custos elevados para os cofres públicos. Com o processo eletrônico, isso acaba”, frisa.
Gestão documental eletrônica e guarda externa
Em outra frente do projeto, será feita a organização e digitalização de parte do acervo documental acumulado da Prefeitura. São mais de 40 mil caixas de documentos, com milhares de folhas, que ocupam grandes espaços em diferentes setores da administração municipal.
A Prefeitura também vai investir na guarda externa desse acervo, reunindo os arquivos descentralizados em único espaço, gerido por uma empresa especializada.
“A digitalização vai tornar muito mais fácil o acesso aos documentos e suas informações, o que fortalece muito a transparência pública e a aplicação da Lei de Acesso à Informação. Com a guarda externa, por sua vez, teremos um grande salto de qualidade na capacidade de preservar os documentos públicos, que é um dever do poder público, previsto em lei”, ressalta Mello.
Modernização da gestão pública
Oriundo de planejamento já em execução, o investimento em todos esses serviços, que poderá chegar a R$ 6,4 milhões, em um prazo de 24 meses, será feito com recurso específico de operação de crédito contratada junto ao Banco do Brasil, com aplicação obrigatória na execução de projetos de modernização administrativa e tributária, que têm como finalidades o incremento das receitas municipais; a qualificação constante das despesas e a melhoria da eficiência e da qualidade da oferta de serviços públicos à população de Cachoeiro.
Edital
O edital para contratação dos serviços de gerenciamento eletrônico das informações administrativas será publicado na segunda-feira (11), com todas as informações necessárias previstas em lei.