Gestão Documental

A Gestão de Documentos foi definida na Lei Federal nº 8.159, de 8 dejaneirode1991,que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A aplicação desta técnica permite que a Instituição utilize a documentação de maneira correta e passe a controlar o seu acervo documental, evitando assim problemas como duplicidade de documentos, acúmulo de documentação irrelevante que ocasiona lotação do espaço físico, extravio e perda de documentos, dificuldade de acesso e localização, entre outros.

A informação em tempo hábil e correta é um grande instrumento de trabalho para a Instituição, que deve mantê-la atualizada e disponível.

São objetivos da Gestão Documental:

• Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos;
• Formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido seu prazo de arquivamento;
• Garantir o uso adequado de meios de reprografia e outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos;
• Assegurar o acesso à informação quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos;
• Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor para pesquisa histórica ou científica.