Eliminação de Documentos
A eliminação de documentos será formalizada por meio de registro em Ata, acompanhada de relação que identifique os respectivos documentos e que consignará as datas limites dos documentos que serão eliminados.
Os documentos eliminados serão destruídos após vencidos os 30 (trinta) dias contados a partir da publicação do Edital.
Dos documentos eliminados serão conservadas amostragens para o acervo do Arquivo Histórico Municipal, que serão a ele encaminhadas conforme calendário a ser estabelecido.
- As amostragens deverão, necessariamente, registrar alteração de rotinas administrativas ou atividades técnicas da unidade ou órgão a que se refere.
- O calendário a que se refere o “caput” deste artigo será elaborado pela CADA.
Durante o seu ciclo de vida, os documentos públicos municipais, inclusive os processos não encerrados, serão organizados, inicialmente nas unidades produtoras e receptoras denominados, neste Ato, de Arquivos Correntes, de forma acessível à administração.
Os documentos com o prazo de vigência ou precaucional longo e baixa frequência de uso serão guardados, até sua destinação final, no Arquivo Intermediário.
Os documentos de valor probatório ou cultural, sem vigência definida e com evidente interesse público, serão transferidos para o Arquivo Histórico Municipal, nos prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade, conforme o calendário previsto.
Os processos encerrados deverão ser enviados para o Arquivo Intermediário e obedecerão aos prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade.
Todos os setores da Administração Municipal ficam obrigados a prestar informações, esclarecimentos e apresentar os documentos solicitados pela CADA.
Compete à Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo – CADA, no processo de avaliação referido no art. 19, assessorar na elaboração do plano de destinação de documentos e especialmente na identificação dos que contenham valor probatório e cultural.